Die Globalisierung der Märkte, die gesetzlichen Änderungen und Neuerungen, der technologische Wandel und der Konkurrenzkampf zwingen Unternehmen, die internen Prozesse ständig zu überdenken und auszubauen. Dadurch steigen die Anforderungen an das Interne Kontrollsystem eines jeden Unternehmens.

Der Raiffeisenverband Südtirol hat aus diesem Grund die Lotus Notes Datenbank "IKS 2" entwickelt. Sie zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Prozessorientierte/r Kontrollansatz und Struktur der Datenbank

  • Zuteilung der Prozesse bzw. von Kontrollfragen an ein Risiko. In den Kontrollfragen kann festgehalten werden, welche Art von Risiko durch die Kontrolle überwacht wird (z. B. Nichteinhaltung von gesetzlichen Bestimmungen).
  • Risikobeschreibung für Prozesse und Kontrollfragen

• Kontroll- und Organisationsinstrument

  • Verwaltung verschiedener Fälligkeiten (mit Mail-Funktion: vor, bei, nach Fälligkeit Mail an Kontrollorgan, Informationsempfänger und/oder Vorgesetzten)
  • Verlinkung der Kontrollfragen mit anderen Datenbanken
  • Technische Wartung und Aktualisierung durch den RVS

Die Lotus Notes Datenbank „IKS 2“ bietet folgende Vorteile:

• Nachvollziehbarkeit der Kontrolltätigkeit

  • Kurze Beschreibung der Kontrolltätigkeit durch das Kontrollorgan

• Dokumentation der Kontrollabläufe

  • Hinterlegung der verwendeten Unterlagen

• Rationelle Informationswege

  • Informationsempfänger bzw. Vorgesetzter erhalten Information über Prüfungsergebnisse und können falls erforderlich (Prüfberichte mit „Nicht ok“) Korrekturmaßnahmen in die Wege leiten

• Individuelle Fälligkeit der Kontrollpunkte

  • Kontrollfragen werden mit individueller Fälligkeit verknüpft, somit ist es ein ideales Erinnerungsinstrument für die Einhaltung von Fristen aber auch für periodische Kontrollen

• Elektronische Unterschrift

  • Eindeutige Nachvollziehbarkeit, wer welche Kontrollen durchführt

Die Datenbank wird von einem Großteil der Raiffeisenkassen Südtirols, sowie von zwei Genossenschaftsverbänden und verschiedenen Genossenschaftsbanken im Trentino verwendet.